Doel 9.1.3 Informatievoorziening

Beschrijving doel 9.1.3 We bouwen aan een moderne informatievoorziening

De informatiemaatschappij kenmerkt zich door snelle verandering op technologisch, economisch, beroeps-, ruimtelijk en cultureel gebied en wordt gezien als de opvolger van de industriële samenleving. Een moderne informatievoorziening ondersteunt de stad, het bestuur en de organisatie om kansen en risico’s als gevolg van deze veranderingen te duiden en er richting aan te geven.
Naast de ambitie om samen met de stad kansen van digitalisering te benutten om daarmee een belangrijke bijdrage te leveren aan het realiseren van maatschappelijke opgaven voor de stad, is er ook opgave voor de organisatie. Digitalisering stelt ons in staat om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Ook is ICT continuïteit een voornaam aandachtspunt, omdat het maatschappelijk en organisatorisch functioneren steeds meer afhankelijk is van ICT.
Digitalisering biedt ons een scala aan kansen en risico’s. Om als Zwolle gerichte keuzes te maken is in 2021 een Digitale strategie met en voor de stad opgesteld. Centraal in deze Digitale strategie staat de vraag: “ waar liggen kansen voor en hoe kan digitale technologie bijdragen aan de opgaven van de stad?” Maar ook waar lopen we risico’s. Daarom is in deze strategie ook ingegaan op de vraag: hoe zorgen we ervoor dat gebruik van technologie niet ten koste gaat van privacy, veiligheid, transparantie en dat er geen ongelijkheid ontstaat doordat een deel van de inwoners niet over middelen of kennis beschikt om mee te komen in de digitale wereld. Om de kansen zo goed mogelijk te benutten en de risico’s te beheersen is focus aangebracht door het benoemen van speerpunten.

Speerpunten
Speerpunten voor de stad

Digitale tweelingstad, een digitale equivalent van de stad in 3D.
Stad in verbinding, vergroten van de vindbaarheid en toegankelijkheid van het maatschappelijk aanbod in de stad
Een Fysieke ontmoetingsplaats, voor ontmoeting, kennisdeling, innovatie en co-creatie rondom het onderwerp digitalisering.

Speerpunten voor de organisatie

Omnichannel, een naadloze klantbeleving over verschillende kanalen heen voor inwoners en bedrijven.
Datakwaliteit, inzicht in en doorlopend verhogen van datakwaliteit.
Standaardisatie en rationalisatie, gebruik van landelijke standaarden en fundamenten t.b.v. het adequaat beheer van het ICT-landschap

Overkoepelend speerpunt voor stad en organisatie

Bewust gebruik van technologie, borging van privacy, kwaliteit en veiligheid en transparantie over het gebruik en de werking van algoritmes.

In Zwolle doen we dat natuurlijk niet alleen. Lokaal werken we samen met partners aan de realisatie van de speerpunten via bestaande samenwerkingsverbanden zoals de SMART Zwolle Alliantie en maken we gebruik van de inbreng van inwoners. Regionaal en landelijk zijn SSC-ONS, Dimpact en Samen Organiseren (VNG) belangrijke samenwerkingspartners. Met name Samen Organiseren en daarbinnen de Common Ground ontwikkelingen en het gebruik van open data en open source software zijn bepalend voor de ontwikkeling van onze ICT en dienstverlening. Binnen Dimpact innoveren we onze dienstverlening, waarvan vernieuwing de dienstverleningsportalen een mooi voorbeeld is. In G40 verband zetten we in op bundeling van krachten voor de smartcity ontwikkelingen in Nederland waarbij innovatie en bovenal implementatie van technologische oplossingen centraal staan.
Het toenemend gebruik en toenemende mogelijkheden van data en data genererende techniek biedt diverse kansen voor onze stad en gemeentelijke organisatie. Via het programma datagedreven werken faciliteren we de organisatie middels kennis, kunde en techniek om het gebruik van data te borgen in de beleidsontwikkeling en de uitvoering.
Met het programma Slimme Samenleving ondersteunen we de stad om techniek en data in te zetten in participatieve samenwerkingen aan maatschappelijke opgaven. Denk aan hierbij aan het bouwen van een Digitale tweelingstad. Daarbij bouwen we ook aan de ruggengraat van een intelligent zenuwstelsel van techniek en data voor en door de stad. Het programma Duurzame toegankelijkheid geeft invulling aan vernieuwde wet en regelgeving op het gebied van open en toegankelijke informatie. Onder invloed van de Wet Open Overheid (WOO) en naar aanleiding van de toeslagenaffaire transformeert het beheer en de toegankelijkheid van data en informatie drastisch.

Criteria

We bouwen aan een moderne informatievoorziening, zodanig dat:

De digitale transitie gestructureerd wordt doorgevoerd middels een breed gedragen (en transparante) strategie;
We zoveel mogelijk samen (met partners en andere gemeenten) organiseren;
We meer datagedreven sturen en werken om een bijdragen te leveren aan de opgaven in de stad;
We gebruiken maken van de kansen van digitalisering en de risico’s beheersen;
We onze digitale dienstverlening moderniseren naar landelijke standaarden;
We privacy, informatieveiligheid en toegankelijkheid borgen conform de wettelijke kaders;
We de regie van inwoners en ondernemers op eigen gegevens verbeteren;
We beschikken over een robuuste technische infrastructuur die nieuwe ontwikkelingen ondersteunt;
We de regie op de relatie met ICT-leveranciers versterken en Open tenzij stimuleren.

Portefeuillehouder(s)

Michiel van Willigen

Afwijkingen op activiteiten Berap 2022-1

Afwijking op activiteiten uit Berap 2022-1
Formatie afdeling informatievoorziening	Aanvullende uitgaven	€ 50.000
Data-architect Als gemeente ontwerpen en borgen we kaders rondom ons applicatielandschap in een informatiearchitectuur. In toenemende mate is niet alleen beheersing van onze ICT van belang, maar ook van onze data. Het maatschappelijk belang van kwalitatieve, transparante en veilige data neemt toe bij verdere digitalisering. In toenemende mate is hier politiek en maatschappelijk aandacht voor. Hiervoor is een rol van data-architect nodig die overzicht creëert in ons gegevenslandschap en verantwoord gebruikt borgt in ontwerp. Financieel betekent dit 1 fte schaal 11 € 98.000,- plus aanvullend € 14.500,- overhead Productowner M365 Microsoft heeft zich van aanbieder van kantoorautomatisering door ontwikkelt naar een platform M365 wat allerhande mogelijkheden biedt voor het verbeteren van onze maatschappelijke dienstverlening en beleidsontwikkeling. Denk onder andere aan telefonie, maken van dashboards en archivering. Doordat M365 veel meer mogelijkheden heeft biedt het veel kansen voor het vereenvoudigen van ons applicatielandschap en daarmee worden we meer wendbaar en beheersbaar. Tegelijk vraagt deze doorontwikkeling van ICT diensten naar ICT platformen andere rollen binnen Zwolle om het snel ontwikkelde aanbod (wekelijkse updates) te vertalen naar de Zwolse behoefte. In deze startsituatie kunnen we beheer en adoptierollen ombuigen vanuit de huidige situatie. Een nieuwe rol is die van product owner M365. De product owner is eindverantwoordelijk voor het betreffende platform, de werking ervan en de toepassingen die op dit platform worden ontwikkeld. Hij/zij vertegenwoordigt het klantbelang op strategisch en tactisch niveau. Verder is de product owner het eerste aanspreekpunt voor de product owner van SSC-ONS. Naast het behartigen van de belangen van Zwolle ligt er ook een verantwoordelijkheid om met de samenwerkingspartners tot goede generieke afspraken te komen die werkbaar zijn voor alle partijen. Financieel betekent dit structureel 1 fte schaal 11 € 98.000,- plus aanvullend € 14.500,- overhead. Bij het Najaarsmoment 2022 wordt deze aanvraag opnieuw ingebracht ter besluitvorming. Voor 2022 wordt nu voorgesteld om een incidenteel bedrag van € 50.000 beschikbaar te stellen.
Buurt voor Buurt	Aanvullende uitgaven	€ 150.000
Buurt-voor-buurt is een belangrijk (data) bron voor de gemeente Zwolle om haar beleid en uitvoering te richten. Dit onderzoek heeft de afgelopen jaren gewonnen aan impact en professionaliteit van presenteren en communiceren. Bijvoorbeeld doordat er wijkrapportages worden opgesteld. De Buurt-voor-buurt kosten bedragen in zijn totaliteit € 220.000,- per twee jaar. Vanuit het programma wijkmanagement wordt hier € 30.000,- aan betaald. De overige kosten worden deels (€ 40.000) binnen informatievoorziening (bedrijfsvoering) opgevangen door de inzet van eigen personeel. Doordat het buurt-voor-buurt onderzoek eens per twee jaar wordt uitgevoerd betekent dit een piekbelasting waarbij inzet van externe onderzoekscapaciteit en advies benodigd is. Tevens zijn bezorgkosten substantieel geworden. In zijn totaliteit is in 2022 € 150.000,- nodig om Buurt-voor-buurt te kunnen uitvoeren.
Technische wijzigingen binnen programma 9	Budgettair neutraal
Binnen programma 9. Bedrijfsvoering hebben een aantal wijzigingen plaatsgevonden die administratief niet juist in de begroting zijn verwerkt. Het betreft hier mutaties over de diverse ambities binnen programma 9. Ethisch Officer – is begroot n.a.v. PPN 2021 bij de afdeling Concernstaf (9.1.4); medewerker hoort nu echter organisatorisch bij de afdeling Informatievoorziening (9.1.3). Functie Privacy Officer – is begroot bij de afdeling Juridische Zaken (9.1.4), en is na overleg met en na goedkeuring van de OR formatief overgeheveld naar de afdeling Informatievoorziening (9.1.3). De kosten van de afdeling DIV (9.1.3) stond nog apart in de begroting. DIV is nu onderdeel van de afdeling Informatievoorziening (9.1.3). Begrote kosten worden samengevoegd. Kleding: Sinds 2021 is het beheer en aanschaf van bedrijfskleding centraal belegd bij de afdeling Services. De aanschaf van deze kleding is nu onderdeel van facilitaire kosten (9.1.1). Voor 2021 werden deze kosten nog decentraal geboekt op de afdelingskosten (9.1.4) Overhead: Als gevolg van structurele formatie-uitbreiding wordt per fte € 14.500 aan het programma Bedrijfsvoering toegevoegd. Deze kosten zijn eind 2021 (PPN) toegevoegd aan het totaalbudget, maar nog niet verdeeld over de diverse personeels-gerelateerde componenten. Gedacht moet worden aan de volgende posten: ICT (accounts), PSA, Opleiding, Reis -en Verblijfskosten, etc. Dit budget wordt nu alsnog verdeeld. Dekking Inhuur: Op 17 november is besloten de inhuurtoeslag op te hogen van € 6,- naar € 8,-. Dit leidt tot een stijging van de inkomsten en uitgaven van € 400.000 binnen doel 9.1.4. Per saldo is dat nul
ICT van investering naar exploitatie; hogere bijdrage ONS	Budgettair neutraal
Laptops Begin 2021 heeft gemeente Zwolle het besluit genomen om haar medewerkers te voorzien van een zakelijke en beheerde laptop. Het voornaamste argument hiervoor is de borging van veiligheid en continuïteit. De wereldwijde pandemie met als gevolg het vele thuiswerken hebben dit besluit nog eens versneld. Het aanschaffen, bestellen, uitrollen en beheren van laptops is een nieuwe dienst van het ONS/shared service centrum. De gemeente neemt deze dienst af op basis van een vaste prijs per laptop per jaar. Begin 2021 is in gezamenlijkheid een inkooptraject van start gegaan en in het laatste kwartaal van datzelfde jaar is de uitgifte van de laptops (970 stuks) aan de Zwolse medewerkers daadwerkelijk gestart. Doordat de aanschaf van deze laptops niet meer door de gemeente Zwolle zelf wordt geïnvesteerd maar als dienst van ONS wordt ingekocht kan het Meerjaren Investeringbudget ICT (MPI) worden verlaagd. Die verlaging leidt tot lagere jaarlijkse ICT-kapitaalslasten en tot een hogere bijdrage ONS. Tevens vervalt de BYOD-vergoeding aan medewerkers, doordat zij geen eigen device meer hoeven aan te schaffen. Per saldo is dit een budgetneutrale wijziging. VGpU in 2020 heeft de gemeente Zwolle vGPU aangeschaft (± € 300.000) als standaard ICT-omgeving voor 'zware' werkplekken. Na overleg met ONS en de overige partners heeft ONS deze omgeving overgekocht van de gemeente Zwolle. ONS biedt deze dienst nu aan als Standaarddienst voor alle partners. Net als bij laptops leidt dit binnen Zwolle tot een verschuiving van investering naar een hogere bijdrage ONS. Dat betekent dat ook hier een verlaging van de MPI en verhoging van de bijdrage aan ONS plaatsvindt.